Διαχείριση λαθών Α.Π.Δ. εργοδοτών που είναι πιστοποιημένοι χρήστες του συστήματος ηλεκτρονικής υποβολής Α.Π.Δ. (Διόρθωση μέσω INTERNET) με λανθασμένες εγγραφές χρονικής περιόδου από 1/2007 μέχρι 6/2008

Αθήνα 18/5/2009
Αριθμ. Πρωτ.Γ99/1/144

ΓΕΝΙΚΟ ΕΓΓΡΑΦΟ


ΝΣΗ ΑΣΦ/ΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ - ΕΣΟΔΩΝ
ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΙΕΥΘΥΝΤΡΙΑΣ
Ταχ. Διεύθυνση : Αγ. Κων/νου 8
10241 ΑΘΗΝΑ
Αριθ. τηλεφώνων : 210 38 91 008
: 210 38 91 012
: 210 38 91 003
: 210 38 91 239
: 210 38 91 019
FAX : 210 38 91 116
E – mail : info@ika.gr


ΘΕΜΑ : «Διαχείριση λαθών Α.Π.Δ. εργοδοτών που είναι πιστοποιημένοιχρήστες του συστήματος ηλεκτρονικής υποβολής Α.Π.Δ. (Διόρθωση μέσωINTERNET) με λανθασμένες εγγραφές χρονικής περιόδου από 1/2007 μέχρι6/2008»

Εισαγωγή

Όπως ήδη γνωρίζετε (Γενικό Έγγραφο Γ99/1/249/03) τον Ιούλιο του 2003,εφαρμόστηκε για πρώτη φορά ένας νέος τρόπος διαχείρισης λαθών πουαφορούσε πιστοποιημένους χρήστες του συστήματος ηλεκτρονικής υποβολήςΑΠΔ, οι οποίοι είχαν υποβάλει κάποια ή όλες τις ΑΠΔ της εξεταζόμενηςπεριόδου μέσω Internet και ικανοποιούσαν ταυτόχρονα τα ακόλουθακριτήρια:

- σε καμία ΑΠΔ που είχαν υποβάλει και αφορούσε την εξεταζόμενη περίοδο δεν είχαν επισημανθεί πάνω από 200 λανθασμένες εγγραφές.

-τουλάχιστον μία από τις ΑΠΔ τους της εξεταζόμενης περιόδου, πουεπισημαίνονταν ότι περιείχαν λανθασμένες εγγραφές, είχαν υποβληθεί μέσωδιαδικτύου.

Σύμφωνα με το νέο τρόπο διαχείρισης οι εργοδότες που ενημερώνονται γιατα λάθη των ΑΠΔ τους, με ηλεκτρονικό μήνυμα (e mail) πρέπει νασυνδεθούν με το Σύστημα Ηλεκτρονικής Υποβολής ΑΠΔ προκειμένου να δουντα λάθη τους. Δηλώνοντας τους κωδικούς πρόσβασης (username καιpassword) μεταβαίνουν στην οθόνη «Διαχείριση Ηλεκτρονικών Δηλώσεων»όπου με την επιλογή της ενέργειας υποβολή νέας/ εκκρεμούς δήλωσης (ΑΠΔ)κοινών επιχειρήσεων, εμφανίζονται στην οθόνη τους όλες οι ΑΠΔ με λάθηπου πρέπει να αποκατασταθούν. Ως τύπος των συγκεκριμένων δηλώσεωναναφέρεται «Διόρθωση ΑΠΔ» και στην περιγραφή της κατάστασής τουςαναφέρεται ο χαρακτηρισμός «εκκρεμής». Πατώντας στο σημείο της οθόνηςπου υποδεικνύεται («Πατήστε ΕΔΩ για βοήθεια σχετικά με τα βήματαδιόρθωσης λανθασμένης ΑΠΔ»), μπορούν να πληροφορηθούν τα βήματα πουπρέπει να εκτελέσουν για την αποκατάσταση των λαθών και τηνοριστικοποίηση των διορθωμένων εγγραφών.

Προκειμένου οι εργοδότες να βοηθηθούν στην κατανόηση των λαθών και του τρόπου αποκατάστασής τους το ΙΚΑ – ΕΤΑΜ τους παρέχει:

- τη δυνατότητα εκτύπωσης των λανθασμένων εγγραφών ανά ΑΠΔ με τη μορφή δοκιμίων λαθών
- αναλυτική παρουσίαση των κωδικών των λαθών και αναλυτικές οδηγίεςδιόρθωσης των σφαλμάτων (είναι διαθέσιμες στη σελίδα που εμφανίζονταιοι εκκρεμείς λόγω λαθών ΑΠΔ), τις οποίες μπορούν να διαβάσουν, νααντιγράψουν στον υπολογιστή τους ή να τις εκτυπώσουν.

Αμέσως μετά τη λήξη ενός κύκλου πραγματοποίησης διορθώσεων από τουςπιστοποιημένους χρήστες του Internet ελέγχονται εκ νέου οι εγγραφές καιόσες από αυτές είναι πλέον ορθές ενημερώνουν το σύστημα και επομένωςτην ασφαλιστική ιστορία των ασφαλισμένων που αφορούν. Όσες από αυτέςπαραμένουν λανθασμένες (είτε γιατί ο εργοδότης δεν έκανε καμίαπροσπάθεια αποκατάστασης είτε γιατί σε ορισμένες περιπτώσεις δενκατάφερε να άρει το λάθος παρά την πραγματοποίηση διόρθωσης), καθώς καιεγγραφές που αφορούν σε επόμενες μισθολογικές περιόδους αποτελούν τουλικό για τον επόμενο κύκλο ενημέρωσης εργοδοτών πιστοποιημένων χρηστών.

Νέα διαδικασία διαχείρισης λαθών
Στην παρούσα φάση προκειμένου να δοθεί η δυνατότητα αποκατάστασης λαθώνμέσω Internet σε όλους τους εργοδότες πιστοποιημένους χρήστες τουδιαδικτύου που εμφανίζονται με λανθασμένες εγγραφές για χρονική περίοδοαπό 1/2007 έως 6/2008 ανεξαρτήτως ποσού συνολικών εισφορών,διενεργείται νέος κύκλος διαχείρισης λαθών.

Ως εκ τούτου στη συγκεκριμένη διαδικασία συμμετέχουν όλοι οι εργοδότες,ανεξαρτήτως πλήθους λαθών και νομικής μορφής, πιστοποιημένοι χρήστεςτου διαδικτύου, εκτός από εκείνους που:

- Βρίσκονται σε κατάσταση «οριστικής διακοπής» και
- Σε δύο συνεχόμενους κύκλους διόρθωσης λαθών μέσω του διαδικτύου, δενέχουν ασχοληθεί με τη διόρθωση των λαθών που τους απεστάλησαν.

Επισημαίνεται ότι είναι πιθανό στον νέο κύκλο διορθώσεων λανθασμένωνεγγραφών ένας εργοδότης που αποκατέστησε στον προηγούμενο κύκλοδιορθώσεων λάθη ταυτοποίησης ασφαλισμένου είτε λάθη υπολογισμούεισφορών μέσω της υποβολής Εντύπου Μεταβολής Στοιχείων Ασφαλισμένου(αλλάζοντας τα προσωπικά του στοιχεία (π.χ. Επώνυμο ή το χαρακτηρισμό«νέος/ παλαιός» αντίστοιχα), να ξαναβρεί τις ίδιες εγγραφές με τηνεπισήμανση του λάθους. Σε αυτή την περίπτωση που οφείλεται κυρίως στηνκαθυστέρηση ενημέρωσης του Μητρώου Ασφαλισμένων με τα νέα ορθάδεδομένα, ο εργοδότης θα πρέπει να αγνοήσει την υπόδειξη και εφόσον δενυπάρχουν άλλου τύπου λάθη να προβεί σε οριστικοποίηση της ΑΠΔ.

Η διαδικασία διόρθωσης και τα βοηθήματα που παρέχει το ΙΚΑ - ΕΤΑΜ στουςεργοδότες είναι ακριβώς τα ίδια με αυτά των προηγούμενων κύκλωνεφαρμογής, τα οποία αναφέρθηκαν περιληπτικά στην πρώτη παράγραφο τουπαρόντος εγγράφου.
Αυτή τη φορά η αποκατάσταση των λαθών πρέπει να έχει ολοκληρωθεί το αργότερο μέχρι τις 7 Αυγούστου 2009.

Υποστήριξη των εργοδοτών από τα Υποκαταστήματα του ΙΚΑ - ΕΤΑΜ.
Με απόφαση της Διοίκησης ΙΚΑ - ΕΤΑΜ η οποία εφαρμόστηκε για πρώτη φοράτο Δεκέμβριο του 2004, τα λάθη των εργοδοτών χρηστών του διαδικτύουανεξάρτητα από το μισθολογική περίοδο που αφορούν και το τρόπουποβολής, είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο προς διόρθωση από τους ιδίους,με αποτέλεσμα να μειωθεί ο αριθμός των λαθών που καλείστε να διορθώσετε.

Εκτιμώντας ότι η επιτυχία της όλης προσπάθειας κρίνεται από τη σωστήυποστήριξη των εργοδοτών παρακαλούμε για την παροχή των διευκρινίσεων,των πληροφοριών και της βοήθειας που ενδεχομένως θα σας ζητηθεί απόεργοδότες που απευθύνονται στο υποκατάστημα σας. Σε εξαιρετικέςπεριπτώσεις και προκειμένου να επιλυθούν απορίες και ερωτήματα όταν δενείναι δυνατή η απάντηση τους από εσάς, οι εργοδότες μπορούν ναδιατυπώνουν ερωτήματα μέσω e-mail και να τα αποστέλλουν στηνηλεκτρονική διεύθυνση .info@ika.gr

Συν/να : 1 φύλλο

ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ
Η ΤΜΗΜΑΤΑΡΧΗΣ Η ΔΙΕΥΘΥΝΤΡΙΑ
ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ & ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ-ΕΣΟΔΩΝ
ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ
Φ. ΡΟΥΜΠΛΗ ΜΙΧΑΗΛΙΔΗ – ΜΑΪΔΗ ΘΑΛΕΙΑ